Als je ooit geprobeerd hebt om technische handleidingen te maken – of een andere soort complexe documentatie – dan weet je hoe uitdagend dat kan zijn. Het vereist precisie, consistentie en heel wat aanpassingen, vooral als de handleiding vertaald moet worden of aangepast voor verschillende doelgroepen. Dit is waar DITA (Darwin Information Typing Architecture) om de hoek komt kijken. Maar wat is DITA nu precies, en waarom zweren steeds meer technische schrijvers erbij?
Wat is DITA precies?
DITA is eigenlijk geen tekstverwerkingsprogramma zoals Word of Google Docs, maar eerder een framework dat helpt bij het structureren van informatie. Het werd oorspronkelijk ontwikkeld door IBM, die al snel doorhad dat technische schrijvers baat zouden hebben bij een systeem waarin content modulair kan worden opgebouwd. DITA maakt het mogelijk om content op te splitsen in kleine stukjes (modulen), die je daarna kunt hergebruiken en aanpassen zonder alles opnieuw te schrijven.
DITA werkt met XML, een opmaaktaal die in de technische documentatiewereld wordt gebruikt om data te structureren. Klinkt dit ingewikkeld? Eigenlijk valt het wel mee, want het idee is dat je content organiseert in ‘topics’, elk met hun eigen type informatie: concepten, taken en referenties. Die topics worden de bouwstenen voor je handleidingen.
Waarom DITA kiezen voor technische handleidingen?
Als het aankomt op technische documentatie, kan DITA je leven een stuk eenvoudiger maken. Laten we eens kijken naar de grootste voordelen.
- Herbruikbaarheid van content
DITA draait om modulair schrijven. Stel je voor dat je voor een product verschillende handleidingen nodig hebt: een installatiehandleiding, een gebruikershandleiding, en misschien ook een onderhoudshandleiding. Dankzij DITA hoef je bepaalde stukjes content maar één keer te schrijven. Die modules kun je in verschillende handleidingen hergebruiken. Dus als er iets wijzigt, hoef je maar één module aan te passen, en alle documenten worden automatisch bijgewerkt. Dat scheelt een hoop kopieer- en plakwerk en zorgt voor veel consistentie in de documenten.
- Efficiënt vertalen
Het vertalen van technische handleidingen kan een nachtmerrie zijn, vooral als je met lange teksten werkt die voortdurend worden aangepast. Omdat DITA werkt met modulaire content, hoeft een vertaler alleen de nieuwe of aangepaste modules te vertalen, in plaats van de hele handleiding opnieuw door te nemen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook budget. Bovendien wordt elke module maar één keer vertaald, wat de kans op fouten door inconsistentie verlaagt.
- Flexibel publiceren naar verschillende platformen
Een groot voordeel van DITA is dat het publicatie-onafhankelijk is. Dat betekent dat je dezelfde content kunt gebruiken voor verschillende uitgaven: PDF’s, webpagina’s, mobiele apps, en zelfs help-documentatie binnen software. Door DITA in te zetten kun je dus gemakkelijk schakelen tussen verschillende formaten zonder telkens opnieuw te moeten beginnen.
- Verbeterde samenwerking
Technische documentatie wordt vaak door teams gemaakt, en een systeem als DITA helpt om alles gestructureerd en overzichtelijk te houden. Meerdere schrijvers kunnen aan dezelfde handleiding werken, zonder dat ze elkaar in de weg zitten. Het modulaire karakter maakt het namelijk gemakkelijk om aan aparte onderdelen te werken, terwijl de uiteindelijke content samenkomt in een geïntegreerd geheel.
Is DITA geschikt voor iedereen?
Het gebruik van DITA kan een hele omschakeling zijn, vooral als je gewend bent om in traditionele tekstverwerkingsprogramma’s te werken. Het is ook niet altijd de beste keuze voor kleinere projecten. Het invoeren van DITA kost namelijk tijd en energie. Als je maar één handleiding hebt die je nooit hoeft aan te passen, is DITA misschien niet de beste optie. Als je werkt aan complexe documenten met veel technische details die regelmatig geüpdatet moeten worden, dan kan DITA echt een wereld van verschil maken.
Samengevat, DITA is niet zomaar een tool, maar een hele filosofie. Het biedt structuur, herbruikbaarheid en flexibiliteit, precies wat je nodig hebt als je complexe documentatie maakt die zich aanpast aan veranderende technologieën en verschillende doelgroepen. Wil je meer weten over dit proces en hoe we er bij DocWriter naar kijken? Contacteer ons!